Coffre-fort électronique, GED ou SAE : que choisir ?

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numérisation

Comme nous l’avions vu dans notre article Comment mener votre projet de dématérialisation, il existe des solutions pour les entreprises ou les particuliers qui veulent entreprendre une démarche d’archivage électronique pour dématérialiser leurs documents. Le but est de faciliter l’accès aux archives d’une entreprise ou aux papiers importants d’un particulier tout en sauvegardant et en protégeant la qualité, la légalité et la pérennité de ces documents.

La GED : Gestion Électronique de Documents

Cette pratique permet d’optimiser la gestion de documents mais également leur exploitation par des moyens électroniques : acquisition, capture, numérisation, validation, diffusion, classement, archivage, etc.

Avec cette forme de gestion, les documents sont plus fiables et l’optimisation de leur gestion, de leur accès et de leur exploitation permet aux employés de faire des gains de productivité tout en réduisant le risque d’oublie ou d’erreur. Il ne s’agit pas ici d’assurer l’authenticité, la conservation ou la pérennité des documents mais d’améliorer leur utilisation au sein d’une entreprise par exemple.

Le SAE : Système d’Archivage Électronique

Alors que la GED représente un système informatique qui permet « la gestion des documents électroniques dans leur utilisation quotidienne », le SAE permet la conservation des documents validés et donc permanents.

La GED ne peut pas assurer la pérennité des documents sur le long terme car les documents peuvent être détruits ni leur préservation car ils peuvent être modifiés. À l’inverse, le SAE permet la conservation et la sécurité de documents électroniques qui ne peuvent plus être modifiés une fois intégrés dans un SAE.

Les objectifs principaux d’un SAE sont donc :

  • La sécurité
  • La pérennité
  • L’intégrité
  • La confidentialité
  • L’authenticité

Le coffre-fort électronique

Le coffre-fort électronique ne peut pas remplacer un GED car un coffre-fort ne permet pas la gestion courante d’un document. Il est plutôt vu comme un élément complémentaire à un SAE.

Il ne faut pas confondre un espace numérique de stockage avec un coffre-fort numérique. Le premier est « un service qui a pour objet de conserver des documents dématérialisés sur un support informatique » alors que le coffre-fort numérique est « une forme spécifique d’espace de stockage numérique, dont l’accès est limité à son seul utilisateur et aux personnes physiques spécialement mandatées par ce dernier ».

Alors que de plus en plus de documents sont dématérialisés dans les entreprises mais aussi chez les particuliers, il est important de les conserver dans un endroit sûr notamment pour préserver leur valeur légale.

Le cloud est bien pratique surtout lorsque l’on veut avoir accès à ses fichiers de n’importe où et que l’on en a besoin car on a perdu l’original…Mais les risques de piratage et de vol sont importants.

Depuis fin 2013, la CNIL travaille sur ces difficultés liées aux transferts de documents vers des « espaces privatifs » sur le cloud. La CNIL apporte donc une distinction entre l’espace de stockage et le coffre-fort numérique dans la délibération n° 2013-270 du 19 septembre 2013 portant recommandation relative aux services dits de « coffre-fort numérique ou électronique » destinés aux particuliers :

« La commission estime que les services dits de coffre-fort numérique doivent garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données stockées et impliquer la mise en œuvre des mesures de sécurité décrites dans la présente recommandation. Le fournisseur du service ne doit pas être techniquement en mesure d’accéder au contenu d’un coffre-fort, ni à ses éventuelles sauvegardes, sans le consentement exprès de l’utilisateur concerné. La commission estime qu’un service qui ne répondrait pas à ces critères et aux mesures décrites ci-après est un simple espace ou service de stockage numérique au sens de la présente recommandation ».

Conclusion

La GED, le SAE et le coffre-fort apportent des solutions qui se complètent. Il est préférable de les utiliser ensemble car elles correspondent à une finalité précise et ne répondent pas aux mêmes besoins.

Dans tous les cas, il faut se poser les bonnes questions pour déterminer les raisons qui vous poussent à l’archivage de vos documents ainsi que la façon dont vous allez vous y prendre.

Alors que la GED facilite l’utilisation et la gestion des documents, l’optimisation des affaires quotidiennes dans une entreprise ainsi que la mobilité des travailleurs, le SAE permet une meilleure conservation des documents, normée et sécurisée, qui garantit leur intégrité et leur pérennité. Le coffre-fort représente l’espace ultra sécurisé pour la conservation de vos documents.

La CNIL a d’ailleurs délivré le premier label « coffre-fort numérique » le 26 septembre 2016 à CECURITY.COM. « Le label coffre-fort numérique atteste d’un service de qualité, respectueux de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des données qui y sont stockées par les particuliers ou les professionnels ».

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