Entreprises : combien de temps faut-il conserver ses factures de ventes « papier » ?

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Jusqu’au 30 juin 2018, les factures de ventes conçues électroniquement puis transmises aux clients sous forme « papier » pouvaient être conservées sous format dématérialisé selon la procédure du « double électronique » consistant à conserver électroniquement dans des conditions spécifiques un double de la facture de vente créée sous forme informatique. Nous sommes amené à nous demandé quels sont aujourd’hui le règles concernant temps de conservation des factures.

Les “anciennes” règles de  conservation des factures

Depuis le 30 mars 2017, et en application de l’article L102B du Livre des Procédures Fiscales (LPF), ces factures qu’elles soient émises sous format papier ou électronique (de même que les livres, registres, documents, ou pièces justificatives) doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Quant aux factures émises ou reçues elles devaient être conservées dans leur état d’origine, les factures « papier » devant être conservées obligatoirement sous cette même forme, et celles émises sous la forme « dématérialisée » (électronique) devant être conservée en version « dématérialisée ».

Les “nouvelles” règles de durée pour conserver ses factures

Dans une actualité parue au Bofip du 20 juillet 2018, l’administration fiscale aligne sa doctrine sur la loi de finances pour 2016 qui permet aux entreprises émettant des factures clients en version « papier », de les conserver (sous conditions) sous la forme numérique, sans obligation de conservation des versions « papier ».

Nouvelle contrainte, ou au contraire selon les cas, solution de facilité ? Chacun appréciera.

Les modifications publiées au Bofip, BOI-CF-COM-10-10-30-20, §30 relatives aux règles de conservation de ses factures

Depuis le 1er juillet 2018  le double informatique n’est plus autorisé. Aussi les professionnels doivent-ils désormais :

  • soit imprimer en format papier les factures émises et les convertir au format PDF ou PDF A3 ;
  • soit directement convertir les factures électroniques sous ce même format.

La numérisation des factures doit être faite selon les conditions fixées à l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales (cf : II-A-2-a § 100 à 107 du BOI-CF-COM-10-10-30-10). Le paragraphe 30 de l’instruction administrative précitée énonce : «

Afin d’assurer la conservation des factures de vente conçues électroniquement pour être adressées sous la forme « papier », les assujettis peuvent :

  • soit imprimer les exemplaires  des factures de vente émise sous forme « papier », numériser ces exemplaires et les sécuriser conformément à l’article A. 102 B-2 du LPF ;
  • soit sécuriser les fichiers de factures conservés sous format PDF ou PDF A3 conformément aux conditions fixées à l’article A. 102 B-2 du LPF, en garantissant la reproduction à l’identique et imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier de la facture de vente.

Dans tous les cas, il est important que la numérisation de ces factures puisse se faire dans des conditions qui garantissent leur reproduction à l’identique ».

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