Comment mener votre projet de dématérialisation ?

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Dématérialisation

Il existe diverses solutions à la disposition des entreprises mais aussi des particuliers qui veulent utiliser « l’archivage électronique » et qui souhaitent entamer un processus de dématérialisation de leurs documents.

L’archivage électronique a notamment pour but de faciliter l’accès aux archives d’une entreprise ou aux papiers importants d’un particulier et de sauvegarder et protéger des documents.

Un projet de dématérialisation est donc un enjeu stratégique au sein d’une entreprise qui changera son organisation interne ainsi que ses habitudes de travail. Il est important de prendre un compte un certain nombre d’éléments pour atteindre les objectifs que vous souhaitez avec votre projet de dématérialisation.

Les étapes indispensables pour mener à bien votre projet de dématérialisation

Il faut dans un 1e temps déterminer les raisons qui vous poussent à mettre en place votre projet de dématérialisation. Ensuite, il faut analyser vos besoins fonctionnels et déterminer :

  • quelles sont les ressources financières, humaines ou matérielles que vous avez à disposition : ordinateurs, scanners, réseaux, trésorerie, etc. Faut-il externaliser ou non ce projet ?
  • quels sont les documents que vous souhaitez garder et pour quelles raisons : documents confidentiels, documents souvent consultés, protection des documents, préservation des documents, gain de place, etc.
  • quel est le volume des documents que vous allez numériser et dans quel état ils se trouvent : documents agrafés, qualité du papier, documents reliés, pages cornées, documents avec annotations, etc.
  • le temps que vous allez allouer à cette étape de numérisation et dématérialisation de vos documents.

Quelle est la solution adaptée?

Il faut que vous puissiez choisir une solution adaptée à vos besoins et estimer le coût de votre projet en anticipant la mise en place d’un nouveau système électronique de documents comme la GED (gestion électronique de documents) ou la SAE (système d’archivage électronique).

Le succès de ce projet repose sur le fait que vous puissiez utiliser un système de gestion des documents en phase avec votre politique d’archivage. Pour que ce processus entraine une meilleure organisation interne ou des gains de productivité de votre équipe, il faut encadrer et accompagner ce projet et être sûr que vos équipes aient bien compris l’utilité de ce projet ainsi que la façon dont les documents seront consultés et conservés à l’avenir.

Des document “identifiables”

Il faut que les documents numérisés soient facilement identifiables selon un plan de classement que vous aurez établi au préalable et que l’intégrité des documents soit conservée pour qu’ils conservent leur valeur juridique.

Il est important de bien assurer la sécurité, l’intégrité et la pérennité de vos documents. Vous pouvez alors utiliser un coffre-fort électronique pour protéger vos documents et faire en sorte qu’ils puissent être acceptés comme élément juridique si besoin.

Le label de coffre-fort numérique

Depuis septembre 2016, la CNIL a délivré le premier label « coffre-fort numérique » à CECURITY.COM « en sa double qualité d’opérateur et de fournisseur de service de coffre-fort numérique ». Ce label « atteste d’un service de qualité, respectueux de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des données qui y sont stockées par les particuliers ou les professionnels ».

 

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