Notes de frais : une gestion plus simple par logiciel

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Notes de frais

Dans bon nombre de sociétés, la gestion des notes de frais est longue, fastidieuse et particulièrement complexe. Il s’agit d’une tâche de comptabilité chronophage, répétitive et pénible, notamment dans les entreprises de grande taille. Comment améliorer la gestion des notes de frais simplement, et faire économiser de l’argent à l’entreprise ? C’est LA grande question à laquelle nous allons tâcher de répondre.

Les problèmes de la gestion des notes de frais

En moyenne, les entreprises devraient pouvoir récupérer 86 euros par an et par collaborateur si elles mettaient en place une gestion plus rigoureuse des notes de frais. Une mauvaise gestion des notes de frais et une connaissance limitée du cadre législatif expliquent en grande partie ces quelques faux pas en comptabilité.

Une gestion complexe et souvent boudée des comptables

Nombreuses sont les entreprises qui abandonnent de la TVA à l’État sans le savoir, ou sans pouvoir intervenir. Et ce par simple méconnaissance du cadre législatif. En effet, une grande partie des entreprises ignore encore qu’il est possible de récupérer la TVA sur les frais de repas en mission, par exemple. Par ailleurs, la gestion de la TVA et des notes de frais est très complexe. Elle nécessite l’utilisation de plusieurs pièces comptables de très faibles montants, mais surtout beaucoup de temps. C’est un travail minutieux, long et souvent pénible pour les comptables, qui finissent généralement par abandonner cette tâche.

Mais ce n’est pas tout. Un nombre important de sociétés abandonnent 40 % de la TVA qu’elles sont en droit de récupérer ! Cette TVA est directement liée à chaque note de frais mal traitée et donc à une mauvaise gestion générale de cet aspect de comptabilité.

Un manque de contrôle des notes de frais

Le contrôle des notes de frais n’est pas toujours aussi fiable et rigoureux qu’il le devrait. En règle générale, une dépense doit être approuvée par deux personnes, qui sont souvent le comptable de l’entreprise et un manager. Or, il n’est pas rare que des dépenses soient approuvées sans réel contrôle. Dans cette situation, seules les anomalies flagrantes sont recherchées. Or, beaucoup de frais sont remboursés alors qu’ils ne devraient pas nécessairement l’être.

La méconnaissance du cadre législatif pousse aussi les salariés français à dépenser moins pour leur repas que le montant prévu par le forfait de l’URSSAF. Les ressources ainsi mises à disposition des entreprises ne sont pas toujours suffisamment exploitées.

Les notes de frais gérées par logiciel

Lucca est un éditeur de logiciel SaaS. L’entreprise est spécialisée dans l’automatisation des processus RH et de certaines démarches administratives. Les solutions qu’elle propose se veulent responsables, fiables et pratiques pour les entreprises. Les missions de Lucca consistent notamment à éradiquer le papier et les fichiers Excel pour une gestion plus fluide des tâches rébarbatives.

Pour Lucca, la conception d’applications et de logiciels n’est jamais guidée par l’idée que ces outils seraient ternes, inesthétiques ou difficiles à prendre en main. Lucca met au point des programmes spécifiquement étudiés pour les personnes qui vont les utiliser, et non pas pour celles qui vont les acheter. Aujourd’hui, ces utilisateurs sont plus de 300 000, représentés par 1 900 clients issus d’entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs.

Le logiciel de gestion de notes de frais de Lucca permet aux entreprises de gagner un temps considérable dans cette part de comptabilité, mais aussi d’obtenir tous les remboursements de TVA auxquels elles peuvent prétendre. Le logiciel permet également un contrôle plus rigoureux des notes de frais, le tout en se débarrassant des documents papier et des fichiers sur ordinateur. L’ensemble passe par le logiciel et son application dédiée : les papiers ne sont plus indispensables. Une solution adaptée aux entreprises qui cherchent à optimiser leurs notes de frais !

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