Les risques fiscaux informatiques, depuis le 1er janvier 2014, pour les acteurs de l’économie astreints à la tenue d’une comptabilité

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Si dans le début des années 2000, il était encore (rarement) possible, de trouver des tenues de comptabilités manuelles, par décalque, depuis déjà longtemps la comptabilité s’est informatisée, que l’on soit commerçant, profession libérale, prestataire de services, moyenne ou grande entreprise, ne serait-ce que parce que la masse d’informations à traiter est devenue telle, que les livres « papier-listing accordéon » sont quasiment inexploitables.

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Elle est aujourd’hui informatisée, mais pas pour autant intégrée. Est intégrée  une comptabilité qui comprend, dans une seule et même application, tous les modules utiles, comme ceux de la gestion clients, fournisseurs, (ou ventes, achats), de la facturation, de la gestion et du suivi en temps réel des stocks de marchandises, du traitement des retours, des invendus, de l’inventaire des stocks, mais aussi qui assurent le basculement automatique d’informations de la comptabilité de gestion, dans la comptabilité générale, avec l’enregistrement chronologique des opérations, l’édition des journaux auxiliaires, des grands-livres auxiliaires clients et fournisseurs, du Grand-Livre général, jusqu’aux écritures de détermination du résultat comptable et du bilan, mais également qui prennent pour certains en charge la gestion de la paye, par conséquent sans ressaisie manuelle.

Les entreprises de grande taille, dotées d’un service comptable important, et d’un département informatique, peuvent disposer de tels progiciels. Dans les unités de plus petite taille, il est encore courant de constater l’existence de comptabilités semi-intégrées : il n’y a pas de basculement automatique des informations, de la gestion commerciale à la comptabilité générale, et il y a donc une part plus ou moins grande de ressaisie manuelle des informations, littérales et chiffrées, avec tous les risques d’erreurs possibles. C’est le cas de beaucoup de petites entreprises, commerçants et professions libérales, qui utilisent des logiciels comptables du commerce, parfois à bon marché.

Quels sont les risques ?

Nous en avons déjà appréhendé quelques uns, avec la parution de l’article suivant sur ActuFinance :

https://www.actufinance.fr/actu/fichier-ecritures-comptables-6964824.html, mais concrètement, ils sont si nombreux, que nous aborderons les problèmes de sauvegardes, d’archivage et de conservation, et leurs règles, ainsi que les problèmes de codes d’accès et d’habilitation, dans un prochain article, pour ne parler ici, non exhaustivement, que des risques inhérents aux logiciels et progiciels eux-mêmes.

Les vérifications de comptabilités (contrepartie normale et logique d’un système qui est déclaratif), sont donc elles-mêmes informatisées. Leur but est de pouvoir vérifier, comme c’était le cas auparavant avec la comptabilité manuelle, qu’à tout moment, pour une opération donnée, il est possible de retrouver le « chemin de révision comptable », c’est-à-dire, qu’en partant d’une pièce justificative de ventes  par exemple, il soit aisé de retrouver son écriture d’enregistrement dans le compte de produits ad hoc puis de vérifier qu’elle se retrouve bien dans les écritures centralisées, qui conduisent à la détermination du résultat comptable et fiscal, et inversement.

Les expériences passées, et les vérifications informatisées conduites conformément aux articles L 13 – IV et L 47 A du Livre des Procédures Fiscales, ont montré que bon nombre de ces logiciels comptables et de gestion, comportaient des failles, les rendant permissifs. Bien que la DGFIP (Direction générale des Finances Publiques) n’ait jamais fixé de critères normatifs de ce que devrait être un « bon logiciel comptable et de gestion », elle n’en a pas moins régulièrement mis en garde les utilisateurs, de certains risques encourus, par exemple concernant des applications permettant :

  • d’annuler une facture, et d’en éditer une autre sous le même numéro chronologique, mais avec des montants différents : or c’est interdit : la comptabilité informatisée doit procéder comme pour la comptabilité manuelle (aucune rature, mais uniquement l’annulation de l’écriture erronée par la « contre-passation » de celle-ci, puis la passation d’une nouvelle, correcte cette fois) ;
  • d’intervertir les montants : hors taxe, et de TVA ;
  • de passer des écritures interdites, du style : « vente » à « compte-courant d’associé » ;
  • de comptabiliser le bon montant, mais au moment de la centralisation et des écritures de regroupement, par un algorithme, « d’écrêter » certains montant élevés, au-dessus d’une limite déterminée, et d’effectuer automatiquement les corrections propres à permettre de ne pas voir d’emblée cette opération d’écrêtement ; etc…

Il appartient aux concepteurs de ces logiciels de les soumettre à toutes les tests de validité possibles ; leur responsabilité pourrait éventuellement être engagée en cas de rectifications fiscales directement imputables à l’utilisation, de bonne foi par l’utilisateur du logiciel, (bien sûr, ils en seraient dégagés s’il était établi que les rectifications proviennent d’une intention frauduleuse, par l’utilisation connue et volontaire d’une faille de l’application par l’utilisateur, les personnes ayant accès à leur maniement  n’étant pas toujours, et de loin, novices en la matière). Il faut savoir que les vérificateurs spécialisés peuvent facilement s’apercevoir si des écritures ont purement et simplement disparu des fichiers informatisés.  La conséquence la plus directe est alors le rejet de la comptabilité, comme étant non sincère ni probante, et ses conséquences.

Pourquoi depuis le 1er janvier 2014 ? Et avant ?

Depuis le 1er janvier 2014, toute vérification de comptabilité (sauf pour certains contribuables) doit faire l’objet de la remise sur support magnétique (clé USB ; CD etc ), du « Fichier informatisé des écritures comptables », par exercice ou année civile, au vérificateur : pour les conditions et les sanctions encourues, revoir l’article : https://www.actufinance.fr/actu/fichier-ecritures-comptables-6964824.html.  Avant 2014, les contrôles existaient déjà, mais de façon non-systématique, aléatoire ou en raison de certains critères.

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