Comptabilités et documents informatisés des entreprises : les obligations de conservation des données

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sauvegarde

Qu’est-ce qu’une sauvegarde informatique ? Quelle est l’importance des sauvegardes ? Comment et selon quelle en est la fréquence ? Quelles responsabilités et quelles sanctions ?

backup des données : plan de sauvegarde informatique en comptabilité

Vous avez dit sauvegarde ?

Bien que non définie précisément par une loi, la sauvegarde a pour but de  protéger toutes les données sensibles et capitales pour l’entreprise, et pas seulement d’un point de vue fiscal (contrôle fiscal ultérieur), mais aussi commercial, social (conservation de la gestion de la paye du personnel) ; conservation des factures et autres documents dématérialisés ; copie des dossiers de litiges clients/ fournisseurs dématérialisés, etc.

Mais il y a « sauvegarde » et « sauvegarde », et la seule vraie sauvegarde est celle qui, répertoriée, numérotée, datée, et conservée, (lorsqu’il peut y avoir double sauvegarde, ça n’en est que mieux, gardées dans des endroits différents, car nul n’est à l’abri d’une catastrophe comme la destruction accidentelle de toutes ces sauvegardes, par le feu ou les inondations ou…le vol, la destruction volontaire et criminelle), est unique. Une sauvegarde qui « écrase » la précédente, autrement dit qui l’efface et la remplace, et cela indéfiniment, n’est pas une vraie sauvegarde. En règle générale, les logiciels et progiciels de comptabilité et de gestion commerciale, comportent des fonctions intégrées de sauvegardes, automatiques, programmables, et suivant l’importance de l’entreprise et son volume d’affaires et donc d’écritures, il appartient au Chef d’entreprise de définir le plan de sauvegarde, d’archivage et de mise en sécurité des données sensibles de son entreprise. Conformément aux prescriptions de la CNIL, il doit également informer son personnel ou leurs représentants des données informatiques nominatives sauvegardées, pendant quel délai, sur quel support, le type d’informations sauvegardées, et les noms des personnes pouvant y avoir accès.

Une sauvegarde, pour quoi faire ?

La sauvegarde est importante, dans la mesure où il ne peut pas y avoir d’archivage sans sauvegardes !

Egalement, en cas de perte totale ou partielle de certaines données plus ou moins préjudiciables à l’entreprise, la responsabilité de l’entreprise et de son dirigeant peut-être engagée, poursuites pénales à la clef,  pour faute ou non-respect des obligations légales de conservation des données. La sauvegarde informatique en entreprise est sans doute aujourd’hui une des questions les plus importantes, qui demande la plus grande attention, eu égard aux conséquences dommageables possibles. L’entreprise peut être victime d’incendie, d’inondation, de saccage, de vols. Or elle doit être en mesure de pouvoir répondre à différentes questions dans le cadre de différents contrôles : Commissaires aux comptes ; Mandataire ; liquidateur ; contrôles fiscaux ; contrôles de l’Urssaf, etc.

Comment et selon quelle fréquence faut-il sauvegarder et archiver ?

La conservation se fait sur support informatique (CD ; DVD ; disque dur interne consacré exclusivement à ça [mais risqué, en cas de « plantage » du PC] ; serveur externe ; disque dur amovible ; clefs USB, cassettes , etc…).

Durée de conservation de 3 à 5 ans

  • le personnel : bulletins de salaires ; cartes de pointage ; certificats de travail ; décomptes de charges sociales ;
  • documents douaniers.

Durée de conservation de 10 ans

  • documents comptables : livres comptables ; comptes de résultats ; comptes et journaux auxiliaires ; inventaires ; grand livre comptable ; bilans, mais aussi documents commerciaux : contrats commerciaux ; commandes clients et fournisseurs ; dossiers clients, et clients/ créances douteuses ; correspondance commerciale ;
  • Les pièces appuyant la comptabilité : contrats d’acquisition et de cession ; factures clients et fournisseurs ; bons de commande et de livraison ; justificatifs de TVA ;
  • documents bancaires : virements ; relevés ; avis de débits et crédits.

Selon les articles L 102 B et L 102 C du Livre des Procédures Fiscales, s’agissant des livres, registres, documents et pièces comptables et fiscaux, sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration, on parle d’un délai de 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée sur les susdits, tandis que lorsque lesdits documents sont établis sur support informatique, la conservation doit être au moins égale à celle du délai général de reprise de l’administration fiscale tel que stipulé à l’article L 169 s de ce Livre, c’est-à-dire 3 ans. Mais, l’administration fiscale peut dépasser ce délai de reprise, lorsque par exemple elle vérifie une société dont les exercices sont constamment en déficits reportables : elle peut alors remonter jusqu’à l’exercice d’origine du déficit ainsi reporté.

Le Code de commerce quant à lui mentionne une durée de 10 ans.

Durée de conservation de 30 ans

  • documents sociaux : registre des titres nominatifs sociétés ; comptes sociaux ; comptes d’exploitation ; procès verbaux des délibérations du conseil d’administration et des Assemblées Générales ; rapports (généraux et spéciaux) des commissaires aux comptes ;
  • Les fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement.

Sans limitatation de durée

  • dossiers d’accidents du travail ou de maladies professionnelles donnant lieu à réparation.

Responsabilités et sanctions

S’il ne respecte pas ces obligations de conservation et d’archivage, le chef d’entreprise, seul responsable  s’expose aux sanctions suivantes:

  • En cas de contrôle fiscal, le non accès aux documents par les agents des impôts est sanctionné par une majoration des droits de 100% (article 1732 du CGI), et d’une amende pénale  de 25 000 euros, doublée de 6 mois de prison en cas de récidive (article 1746 du CGI) ;
  • La sauvegarde des données personnelles est soumise à une obligation de sécurité qui doit être garantie par le chef d’entreprise, faute de quoi, l’amende est de  300 000 euros et peut être assortie de 5 ans de prison (article 226-17 du Code pénal et article 34 de la loi du 6 janvier 1978) ;
  • Une amende de 150 euros est prévue par document non produit, si le chef d’entreprise ne peut respecter les délais impartis (article 1729 B du code précité).

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