Contrôle fiscal : remise obligatoire du Fichier informatisé des écritures comptables au vérificateur

Toute distribution de dividendes, ou de prime, tout salaire versé, tout bénéfice imposable, dépend d’une comptabilisation de produits et charges, quelle que soit la taille de l’entreprise, et aujourd’hui d’un logiciel comptable, ou de comptabilité et de gestion, qui détermine au final le compte de résultat et permet d’établir le bilan. Il y a fort longtemps que les comptabilités ne sont plus tenues manuellement, et l’informatique occupe donc une place de plus en plus prépondérante dans les contrôles fiscaux de ces comptabilités.

Depuis 2014, la communication de la comptabilité tenue sous forme informatique doit être effectuée par la remise immédiate au service de vérification (article L 47 A-I du Livre des Procédures Fiscales),  sur support tel que disque dur, clé USB,  d’un Fichier des Ecritures Comptables qui regroupe toutes les écritures de la comptabilité tenue sous forme informatique (un fichier par exercice ou année civile). Elle est obligatoire , tandis que jusqu’ici, les contrôles informatisés s’effectuaient sur critères définis plus ou moins à l’avance, sur indices laissant présumer que des irrégularités pouvaient avoir été commises dans la comptabilité, ou encore pour effectuer des traitements importants et de masse dans les comptes de grosses sociétés, là où il eut été impossible de les effectuer à la main, ou bien encore, pour établir des extractions dans les comptabilités des sociétés entre des dates données, de telles chaînes de caractères ou de tel élément chiffré, etc .

Lorsque ce fichier est remis en main propre au vérificateur, l’accusé de réception des fichiers s’effectue sur place et il est signé par le dirigeant, ou par le directeur administratif et financier ou encore par le chef comptable, sans mandat spécifique.

Une plateforme d’échanges sécurisée a été ouverte par la Direction Générale des Finances Publiques sur son site  (https://escale.dgfip.finances.gouv.fr), qui en précise toutes les modalités pratiques.

Quels sont les contribuables concernés ?

Sont visés par cette obligation les contribuables imposés à l’impôt sur les sociétés, à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux, des Bénéfices Non Commerciaux ainsi que des Bénéfices Agricoles, selon un régime réel (ce qui exclut donc les entreprises bénéficiant d’un régime micro ou du forfait agricole : en ce sens : BOI-CF-IOR-60-40-10 n° 20).

Quel est le délai de remise de ce fichier ?

Le fichier des écritures comptables doit être en principe remis spontanément à la première intervention du vérificateur ; il peut aussi être téléchargé sur le site sécurisé Escale ; si le contribuable vérifié précise au vérificateur qu’il ne détient pas lui-même ce fichier, mais qu’il doit le demander à un prestataire de services ou encore à son expert-comptable, un délai supplémentaire de remise peut lui être accordé, pouvant aller au maximum jusqu’à trente jours, au-delà desquels, s’il est constaté un défaut de présentation, il est dressé procès-verbal de carence ou d’absence de remise, assorti de l’application de l’amende susvisée.

Les entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur ou égal à celui du RSI ont habituellement la garantie que la durée de vérification sur place ne peut pas excéder trois mois. Le point de départ de ces trois mois est apprécié à compter de la réception complète et correcte du fichier des écritures comptables, et à défaut,  pour ces entreprises de taille RSI, le délai de durée sur place de trois mois n’est plus opposable à l’administration fiscale.

Quelles sont les sanctions, pour non-remise du fichier ?

Ce  principe de la communication immédiate du Fichier des Ecritures Comptables vaut à la personne morale qui fait état d’un  défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée (ou la remise de fichiers non conformes aux normes établies)  une amende égale à 1 500 € conformément à l’article 1729 D du Code général des impôts (peu dissuasive il est vrai). En outre, les entreprises qui contreviennent à cette obligation, encourent l’évaluation d’office de leur résultat, l’intérêt de retard prévu à l’article 1727 du Code précité, ainsi qu’une majoration de 100% , sous le qualificatif d’opposition à contrôle fiscal ( articles 1732 du Code général des impôts et L 74 du Livre des Procédures Fiscales).

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Les obligations comptables et fiscales en matière de contrôle informatisé étant très importantes et parfois lourdes de conséquences, un certain nombre d’articles y seront consacrés ultérieurement.