Aujourd’hui, les entreprises se servent de plus en plus d’outils technologiques dans leur gestion quotidienne. De nombreux avantages y sont liés, comme l’optimisation de la réalisation de certaines tâches. Parmi cette diversité d’outils, il est possible de compter les logiciels de recouvrement. Toute entreprise qui souhaite fonctionner au mieux ne peut s’en passer pour relancer ses clients. Quels sont les divers avantages relatifs au logiciel de recouvrement ?
Un encaissement rapide des factures impayées
Un outil comme Upflow permet aux entreprises de garder un œil sur le statut des factures impayées de leur clientèle. L’avantage ici est que toutes les informations sont communiquées en temps réel aux départements concernés dans l’entreprise. Lorsqu’un non-paiement survient, il est totalement inutile de procéder à des vérifications supplémentaires. Par ailleurs, une relance peut rapidement être effectuée sans passer par de multiples étapes.
Avec ces différentes informations, l’entreprise peut se prémunir des probabilités d’impayés de certains clients. Elles disposent ainsi de solutions de paiements en adéquation avec chaque profil de client. Tout ce dispositif est rendu possible par l’usage d’outils d’une grande intuitivité, et parfaitement conçus. Ils permettent d’avoir accès à de nombreuses infirmations simultanément.
Quand le client souhaite régler ses factures impayées, il a la possibilité d’utiliser l’outil de paiement en ligne. Le recouvrement est ainsi facilité, puisque le client est invité à solder ses dettes vis-à-vis de l’entreprise rapidement. Cette dernière peut ainsi redorer sa situation financière, et les dirigeants peuvent établir des prévisions des finances. L’usage des logiciels de recouvrement diminue aussi les probabilités d’erreurs dans le processus d’analyse des informations.
Une demande de relance portant des erreurs peut mettre à mal les relations entre l’entreprise et sa clientèle. Lorsque tout le processus est automatisé, ce genre de situation peut fortement est évité.
Une meilleure gérance des créances
La manière dont les créances sont gérées dans l’entreprise peut énormément être accélérée par l’usage d’un logiciel de recouvrement. Le principal atout est que tout cela est fait sans qu’un prestataire externe soit obligé d’intervenir. Les logiciels sont dotés de toutes les fonctionnalités nécessaires, et proposent de nombreuses options supplémentaires aux chefs d’entreprise. Ils accèdent par exemple à un tableau de bord, qui renseigne sur l’état de la trésorerie.
Les alertes peuvent être émises concernant certains profils de clients en situation d’impayés par exemple. Cela se comprend puisque le logiciel de recouvrement possède de nombreuses informations concernant la clientèle. Entre autres, ce sont :
- Les coordonnées actualisées ;
- Les différentes actions de relance ;
- Les encours.
Ces données peuvent également mentionner les éventuels litiges qui existent entre le client et l’entreprise. Plus loin, l’outil est efficace dans la réduction du délai de règlement des créances. Le système est entièrement automatisé, et cela s’applique aussi aux relances. Bien entendu, elles pourront également se faire manuellement selon les préférences des dirigeants d’entreprise. Quelle que soit l’option choisie, il est possible de personnaliser la lettre de relance.
Une optimisation des relances clients
Il faut savoir que pour l’entreprise, relancer des clients pour recouvrer des créances a un certain coût. Il peut être plus ou moins important selon les cas. Vous n’aurez pas à faire face à ce type de situation avec les logiciels spécialement conçus pour cette tâche. lls permettent au département administratif de l’entreprise de mieux se focaliser sur des tâches plus importantes. Le plus souvent, l’envoi automatique de lettres de relances est fait aux clients par l’outil de recouvrement.
Il est également capable d’organiser les divers appels téléphoniques et rendez-vous avec les clients en situation d’impayés. Une synchronisation est automatiquement réalisée avec l’agenda du chargé de la relance au sein de l’entreprise. Au-delà de tous ces avantages, vous suivez mieux le mécanisme de recouvrement des créances avec ce logiciel. Le profil de chaque client est passé au peigne fin en tenant compte :
- Des dates de paiement définies ;
- Les sommes à rembourser.
De telles informations sont d’une grande utilité au département chargé de la comptabilité au sein de l’entreprise. Par ailleurs, cette dernière dispose aussi de propositions de recouvrement selon le profil de chaque client. Tout cela permet de limiter les cas de litiges dus au processus de recouvrement. Ainsi, les chances qu’a l’entreprise de récupérer ses fonds sont plus grandes.
En définitive, un bon état de la trésorerie de l’entreprise permet de développer plus sereinement les activités. L’usage d’un logiciel de recouvrement est fortement recommandé pour faciliter les activités quotidiennes. L’outil peut être utilisé par tous les types d’entreprises, PME et autres.
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Laura Dubois
Editrice Senior
