L’importance d’une classification efficace des documents pour l’entreprise

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Une bonne classification de la documentation d’entreprise est primordiale. Elle améliore le fonctionnement quotidien de la société, quelle que soit sa taille. Elle permet également de se mettre davantage en conformité avec les exigences légales, à la fois comptables et fiscales, ou d’accéder aisément aux informations stratégiques et confidentielles. Mais quels sont les documents qu’il faut classer et conserver ?

Les avantages d’une bonne classification

Si dans la vie quotidienne, certaines personnalités sont devenues de véritables stars du rangement, bien classer sa documentation en entreprise est également fortement conseillé. En effet, un bon classement de la documentation facilite la prise de décision. Les dirigeants accèdent plus rapidement aux données passées ou présentes de l’entreprise. Ils peuvent ainsi agir en toute connaissance de cause.

Une documentation bien organisée fait aussi gagner du temps et de l’espace aux employés. Ces derniers pourront ainsi naviguer entre documentation temporaire ou définitive.

Enfin, une documentation bien classée signifie que les documents ne craignent ni l’épreuve du temps ni, le cas échéant, d’éventuelles dégradations par certains facteurs extérieurs, tel un dégât des eaux.

Quels documents doivent être classés dans une entreprise ?

Il s’agit tout d’abord des documents permettant à l’entreprise de gérer sa comptabilité : recettes, dépenses et documents bancaires. Le comptable de l’entreprise doit pouvoir accéder rapidement à un certain nombre de documents et les communiquer à un expert comptable ou au commissaire aux comptes.

Ainsi, les documents en rapport avec les clients et les fournisseurs de l’entreprise, le personnel, l’administration fiscale et les documents bancaires, doivent être conservés.

Si cette activité peut parfois paraître fastidieuse, elle est également primordiale. Cependant, la technologie peut venir au secours de la tenue des comptes, car il existe de nombreux logiciels de comptabilité. Depuis peu, l’intelligence artificielle facilite même la saisie comptable.

L’entreprise doit aussi conserver méthodiquement sa documentation stratégique, qui constitue aussi sa richesse : documentation scientifique (études, recherches, brevets), comptes-rendus de réunions aboutissant à des décisions managériales d’importance… Il s’agit de la documentation dite « sensible ». La direction de l’entreprise, pour des raisons de confidentialité, peut choisir d’en limiter l’accès à une portion restreinte de son personnel.

Les bons réflexes pour classer ses documents

La classification classique en entreprise archive les documents en fonction de leur année et de leur activité. Ainsi, chaque département ou service de l’entreprise pourra accéder rapidement aux informations.

Classer les documents en fonction de leur thématique permet aussi un gain de temps non négligeable : par exemple, ranger les factures ensemble par ordre chronologique, ou rassembler les documents relatifs à l’URSSAF au même endroit.

Pour optimiser la classification, mieux vaut conserver les documents dans des supports adéquats. L’outil idéal reste le classeur, car il évite de perdre les documents et les protège correctement. Il existe des possibilités de personnaliser davantage ses classeurs, afin de les rendre plus pratiques ou visuellement agréables.

S’il s’agit de classeurs non personnalisés, il ne faut pas oublier d’indiquer, grâce à des étiquettes sur la couverture et la tranche, la nature des documents qu’ils contiennent. À l’intérieur, des intercalaires par thèmes facilitent davantage le classement.

Les chemises restent l’autre moyen courant de classer efficacement des documents. Mais les armoires où elles sont entreposées doivent être scrupuleusement organisées, sous peine de voir les documents rapidement égarés.

Ces supports doivent être divisés en sous-catégories cohérentes, pour accéder à coup sûr aux informations recherchées, par exemple en classant les membres du personnel de l’entreprise par ordre alphabétique.

Quelle durée pour la conservation des documents ?

L’entreprise est tenue légalement de conserver certains documents :

• 5 ans pour les contrats commerciaux, les données bancaires et les documents afférents au transport de marchandises ;
• 3 ans pour les déclarations de douane ;
• 30 ans pour les contrats relatifs à l’achat ou la vente de l’immobilier ou du foncier détenu par l’entreprise ;
• 10 ans pour certains documents civils et commerciaux, par exemple les bons de commande,
• 6 ans pour les documents énoncés par l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, permettant à l’administration fiscale d’exercer un contrôle éventuel ;
• 3 ans pour les documents sociaux, comme les convocations aux assemblées ou les pouvoirs donnés aux dirigeants.
• 10 ans pour les principaux documents permettant d’établir les comptes annuels, comme le bilan.

Dans le cas où la société serait radiée du registre du commerce et des sociétés (RCS), elle doit tout de même conserver ses statuts écrits pendant les 5 ans suivant la radiation.

Archiver et conserver des documents requiert de la méthode. Ces activités chronophages expliquent que certaines sociétés se tournent désormais vers des prestataires spécialisés dans l’organisation de la documentation en entreprise. Conserver sa documentation par informatique (notamment via le cloud) présente aussi des avantages : gain d’espace, économie des coûts liés à la location de surfaces pour stocker les documents, aucune crainte d’une éventuelle destruction matérielle des archives.