La “facture électronique” est désormais la règle…mais qu’en est-il de la facturation papier et numérisée ?

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Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Contrairement à la facture-papier, et en application de l’article 289-IV du Code général des impôts, c’est un document s’y substituant, sans aucune intervention humaine ; en fait, c’est le logiciel ou le progiciel de comptabilité et de gestion qui, dans un système de comptabilité intégrée donc totalement informatisée, génère automatiquement la facture à partir des différents modules informatiques de comptabilité et de gestion : l’en-tête ; la date du jour ; l’adressage ; les identifiants de l’entreprise (raison sociale, nom, adresse, téléphones, adresse courriel, n° de TVA intra-communautaire, n° d’inscription au RCS etc, ), ce qui résulte de la gestion des stocks (codes référentiels des articles achetés; quantités ; prix unitaires ; codes TVA ; code-retour) ; de la gestion-clients (noms, prénoms, adresses, référentiels codes-réductions, codes-fidélité ;codes-« avoirs »,  etc) ; progiciel de facturation générant automatiquement le numéro séquentiel de la facture, qui est obligatoire et ne doit subir aucune interruption, (et en interne, mais de manière invisible, qui génère un autre numéro séquentiel, d’opération celui-là, quelle qu’elle soit, traçant ainsi toutes les opérations effectuées dans les différents modules et révélant d’éventuels effacements ou « trous » anormaux, en cas de contrôle d’une comptabilité informatisée, par exemple). Toutes ces informations sont recherchées en même temps par la partie « facturation » du logiciel ou progiciel, et sont imprimées en même temps, ressortant une facture en bonne et due forme.

A cet égard, il est rappelé qu’une facture doit obligatoirement comporter un certain nombre de mentions, lesquelles sont détaillées à l’article 242 nonies A de l’Annexe II au Code général des impôts. La facture électronique est en conséquence une facture, ou un flux de factures créé(e), transmis(e), reçu(e) et archivé(e) sous forme électronique, quelle qu’elle soit, selon un processus de fabrication intégralement électronique.

Qu’en est-il des factures numérisées ?

A partir du moment où, initialement il s’est agi d’une facture « papier », une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique mais demeure une facture « papier ». Par ailleurs, une facture initialement reçue sur support papier puis numérisée pour être archivée sous forme électronique, ne constitue pas une facture d’origine au sens des articles 286 du et 289 du Code précité, même si le document archivé est sécurisé par une signature électronique. Toutes les entreprises, selon leur taille, et leurs moyens d’équipement, ne peuvent pas encore satisfaire entièrement à la production de factures électroniques telles que voulues par la législation. Aussi l’administration fiscale s’est-elle faite conciliante jusqu’ici.

Une tolérance administrative… prolongée

Bercy a en effet du se résoudre à « assimiler » une facture numérisée à une facture électronique, mais sous certaines conditions cependant. Par mesure de tolérance en effet, l’administration fiscale a admis qu’une facture créée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) soit considérée comme une facture électronique,  sous les réserves cumulatives suivantes pour l’émetteur :

• la facture numérisée doit être sécurisée au moyen d’une signature électronique, quelles que soient les caractéristiques de cette dernière ;

• obligation pour l’émetteur,  de conservation de la facture sous les deux formats, papier et électronique,

moyennant quoi le récepteur de la facture, lui, est considéré comme ayant reçu une facture électronique. La tolérance dont il est fait état, devait s’éteindre au 31 décembre 2014 ; cependant, l’administration fiscale vient de proroger cette date, l’intégrant dans sa mise à jour de sa base BOFIP-Impôt, ce qui permet de poursuivre selon les aménagements antérieurs, jusqu’au :

• 1er janvier 2017: pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
• 1er janvier 2018: pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er janvier 2019: pour les petites et moyennes entreprises ;
• 1er janvier 2020: pour les micro-entreprises.